A baixa de ordens de compra é o início do processo de emissão da nota fiscal de entrada, onde é feita a inclusão da nota juntamente com seus itens. Pode ser feito manualmente ou através de importação da chave de acesso e a vinculação da ordem de compra do mesmo.
Esse manual Apresenta os seguintes procedimentos:
1. Acessar: Avacorp I - Compras - Parâmetros - Parâmetros Nota Fiscal de Entrada.
Para execução do processo corretamente, além dos pré-requisitos de inclusão das Notas Fiscais de Entrada, é preciso realizar as seguintes configurações.
2. Configure a Estrutura EDI no parâmetro "ID Importação EDI".
3. Também é necessário configurar o vínculo do Produto presente na Nota Fiscal no Fornecedor e a parametrização do Tipo de Operação diretamente no produto.
Importação: Antes de iniciar o processo, para que seja possível realizar a parametrização na estrutura do parâmetro "ID Importação EDI", é necessário que seja inclusa, primeiramente, a Estrutura do EDI. Até o presente momento é possível utilizar somente o Layout 41. Para mais informações de como criar e realizar a configuração de Layouts, acesse o link a seguir: Manual Importação de EDI - Estrutura Genérica.
Após a configuração da Estrutura e seleção desta no parâmetro "ID Importação EDI", a estrutura será utilizada na tela "Importação Abastecimento para Nota Fiscal de Entrada", em que está disponível o campo para seleção do arquivo (.CSV) para importação das Notas Fiscais.
1. Para iniciar o processo clique no botão Importar dados NFE, selecione o arquivo (.CSV) e clique no botão Importar.
2. Para realizar o cálculo da Nota Fiscal, clicar na checkbox e no botão Calcular.
2.1. Selecionar no formulário a condição de pagamento e clicar em Confirmar
Após cálculo da Nota Fiscal será possível verificar o resultado da contabilização nas tela de Baixa de Ordem de Compra e Fiscal, Financeiro e Contábil.
1. Acesse o caminho: Avacorp I - Compras - Parâmetros - Parâmetros Nota Fiscal de Entrada.
2. Realize a parametrização de acordo com a necessidade da empresa.
No grupo Acerto de Viagem
- Obrigatório informar Odômetro ARLA quando NF não for apenas ARLA: Quando marcado mantem a obrigatoriedade do Odômetro Arla quando abastecido com Arla, quando desmarcado retira a obrigatoriedade desde que a nota tenha apenas o reagente Arla.
Importação
- ID Importação EDI: Este parâmetro permite realizar a vinculação da Estrutura para Importação de EDI, responsável pela importação dos abastecimentos para Nota Fiscal de Entrada.
Caminho
Conteúdo > Compras > Nota Fiscal de Entrada> Baixa de Ordens de Compra
Como Fazer
1. Primeiramente, clique no botão Incluir, conforme a imagem abaixo:
1.2. Ao exibir a tela de inclusão de Nota Fiscal de Entrada informe os dados de acordo com a necessidade da empresa.
- Chave Acesso: quando preenchido, terá a chave de acesso que originou a nota fiscal de entrada.
- Tipo Inclusão: campo preenchido automaticamente e que representa a forma que a nota foi inclusa, manualmente ou por importação.
- Modelo: informe o modelo da nota.
- Data de Entrada: data de entrada da nota no sistema, será preenchido automaticamente com a data atual.
- Fornecedor/Emitente: informe o fornecedor da nota fiscal.
- Data de Emissão: informe a data de emissão da nota fiscal.
- Série: informe a série da nota fiscal.
- Número: informe o número da nota fiscal.
2. Ao exibir a tela de inclusão do produto, poderá selecionar uma ordem de compra que já está inclusa no sistema ou informar manualmente.
Grupo Produto/Serviço Fornecedor
- Código: informe o código e descrição do produto comprado no fornecedor. Caso o produto do fornecedor não esteja cadastrado e vinculado com um produto interno, digite o código e descrição e posteriormente o sistema irá cadastrá-lo.
Grupo Produto/Serviço Interno
- Código: informe o código e descrição do produto interno.
- Cor: este campo será preenchido com a cor do produto selecionado.
- Tamanho: este campo será preenchido com o tamanho do produto selecionado.
- Grupo: este campo será preenchido com o grupo do produto selecionado.
- Subgrupo: este campo será preenchido com o subgrupo do produto selecionado.
- NCM: informe o NCM do produto.
- Tipo: este campo será preenchido com o tipo do produto selecionado, sendo produto ou serviço.
Grupo Estoque
- Departamento: este campo será preenchido com o departamento do estoque do produto selecionado.
- Seção: este campo será preenchido com a seção do estoque do produto selecionado.
- Localização: este campo será preenchido com a localização do estoque do produto selecionado.
- Quantidade: informe a quantidade desejada do produto.
- Valor Unitário: informe o valor unitário do produto.
- Valor Desconto: informe o valor do desconto, se houver.
2.1.1. Ao clicar em ordem de compra será exibida a tela de seleção de ordem de compra, na mesma seleciona a ordem de compra já inclusa.
2.1.2. Logo após feche a mesma.
2.2. Os campos serão preenchidos automaticamente caso selecionado uma ordem de compra.
2.3. Confirme o Cadastro do Item.
2.4. Será retornado o cadastro da nota fiscal de Entrada, na mesma confirme o cadastro.
2.5. Ao confirmar será enviado para tela de visualização de Nota Fiscal de Entrada (Baixa de Ordem de Compra).
2.6. Na mesma clique em vincular Ordem de Compra.
3. Será exibida a tela de Ordem de Compra cadastrada para o fornecedor informado na Nota Fiscal de Entrada.
3.1. Na mesma seleciona a Ordem de Compra desejada e clique no ícone 
.
3.2. Logo após troque para aba 2 - Parcelas.
3.3. Será exibido os campos para informar Condição de Pagamento e valor a pagar.
O Campo Condição de Pagamento Pode ser preenchido automaticamente quando o fornecedor possuir configurações de Faturamento.
3.4. Confirme os dados financeiros da Nota Fiscal de Entrada.
4. Ao retornar para tela principal clique no CheckBox para enviar a Nota para Fiscal Financeiro.
4.1. Se Direcione ao Caminho: Avacorp I > Compras > Nota Fiscal de Entrada > Fiscal, Financeiro e Contábil
4.2. Ao identificar a nota, Selecione a mesma e clique na opção Calcular em ações do item para poder realizar o calculo da mesma.
5. Será exibido a tela de Contabilização da Nota Fiscal de Entrada.
5.1. Selecione o tipo de operação que deseja realizar o calculo da nota e Clique em Atualizar Itens.
5.2. Ao atualizar a tela irá poder ver que foram realizados os cálculos corretamente.
5.3. Confirme a contabilização da Nota.
5.4. Será direcionado a tela principal do Fiscal, Financeiro e Contábil, na mesma marque o CheckBox para Finalizar a nota fiscal de Entrada
5.5. Nota Fiscal de Entrada Finalizada Com sucesso!
5.6. Caso necessário realizar o pagamento da mesma, se direcione até o contas a pagar, identifique a mesma e realize o pagamento conforme processo da empresa.
Caminho
Conteúdo > Compras > Nota Fiscal de Entrada> Baixa de Ordens de Compra
Como Fazer
1. Acesse o caminho Conteúdo > Compras > Nota Fiscal de Entrada> Baixa de Ordens de Compra.
2. Clique no botão incluir para abrir o formulário de preenchimento da Nota Fiscal de Entrada.
3. Ao exibir a tela de Nota Fiscal de entrada, realize o preenchimento de acordo com a necessidade.
- Chave Acesso: quando preenchido, terá a chave de acesso que originou a nota fiscal de entrada.
- Tipo Inclusão: campo preenchido automaticamente e que representa a forma que a nota foi inclusa, manualmente ou por importação.
- Modelo: informe o modelo da nota.
- Data de Entrada: data de entrada da nota no sistema, será preenchido automaticamente com a data atual.
- Fornecedor/Emitente: informe o fornecedor da nota fiscal.
- Data de Emissão: informe a data de emissão da nota fiscal.
- Série: informe a série da nota fiscal.
- Número: informe o número da nota fiscal.
4. Após o preenchimento dos dados realize a inclusão do item da Nota de Entrada.
5. Ao exibir a tela de Cadastro de Itens da nota, preencha os dados conforme a necessidade da empresa.
Grupo Produto/Serviço Fornecedor
- Código: informe o código e descrição do produto comprado no fornecedor. Caso o produto do fornecedor não esteja cadastrado e vinculado com um produto interno, digite o código e descrição e posteriormente o sistema irá cadastrá-lo.
Grupo Produto/Serviço Interno
- Código: informe o código e descrição do produto interno.
- Cor: este campo será preenchido com a cor do produto selecionado.
- Tamanho: este campo será preenchido com o tamanho do produto selecionado.
- Grupo: este campo será preenchido com o grupo do produto selecionado.
- Subgrupo: este campo será preenchido com o subgrupo do produto selecionado.
- NCM: informe o NCM do produto.
- Tipo: este campo será preenchido com o tipo do produto selecionado, sendo produto ou serviço.
Grupo Estoque
- Departamento: este campo será preenchido com o departamento do estoque do produto selecionado.
- Seção: este campo será preenchido com a seção do estoque do produto selecionado.
- Localização: este campo será preenchido com a localização do estoque do produto selecionado.
- Quantidade: informe a quantidade desejada do produto.
- Valor Unitário: informe o valor unitário do produto.
- Valor Desconto: informe o valor do desconto, se houver.
6. Confirme a nota após cadastrar os itens.
O processo para movimentar uma Nota Fiscal de Entrada para Fiscal, Financeiro, Contábil segue o mesmo para todos os processos de emissão de Nota Fiscal de Entrada. O mesmo pode ser visto no passo a passo de como emitir Nota Fiscal de Entrada com Ordem de Compra.
