Manual Patrimônio | Praxio - AvaWiki



Manual Patrimônio

   O que é?

Processo que instrui os procedimentos e parâmetros relativos ao Controle Patrimonial.

   Quando utilizar?

Quando for necessário realizar quaisquer dos procedimentos relativos ao controle patrimonial informados nesse manual.

   Como fazer?

Como Realizar controle patrimonial?

1. Cadastro de contas contábeis para registro do patrimônio: No cadastro do plano de contas existem tipos de contas diferentes. Para as empresas que usam controle patrimonial integrado as contas utilizadas para registro dos bens no patrimônio (grupo imobilizado) devem ser cadastradas com o tipo – “patrimônio”.

1.1. Primeiramente acesse o módulo Contabilidade/ Cadastros Básicos/ Planos de Contas/ Manutenção.

Módulo Contabilidade

Módulo Contabilidade

1.2. A tela "Plano de Contas Habilitados" será exibida, clique com o botão direito do mouse na grade de informações e selecione a opção Habilitar.

Plano de Contas Habilitados

Plano de Contas Habilitados

1.3. A tela "Plano de Contas" será exibida, clique no botão Incluir.

Plano de Contas

Plano de Contas

1.4. A tela "Incluindo Plano de Contas" será exibida, preencha os campos com as informações desejadas, mas note que no campo Tipo de Conta o valor informado deve ser Patrimônio. Feito Isso, clique em Confirmar.

Incluindo Plano de Contas

Incluindo Plano de Contas

1.5. Agora será necessário incluir uma conta no grupo de imobilizado. Essa conta é transitória. O processo de inclusão se assemelha muito ao descrito acima, a única diferença é que o Tipo de Conta aqui deve ser Geral.

Incluindo Plano de Conta

Incluindo Plano de Conta

2. Cadastro de grupos de patrimônios: Os grupos de patrimônio representam as configurações necessárias para a contabilização dos bens a serem cadastrados no controle patrimonial posteriormente.

2.1. Primeiramente acesse o módulo Contabilidade/ Cadastros Básicos/ Grupos de Patrimônio/ Manutenção.

Menu Contabilidade

Menu Contabilidade

2.2. A tela "Grupos de Patrimônios" será exibida, clique no botão Incluir.

Grupos de Patrimônios

Grupos de Patrimônios

2.3. A tela "Incluindo Grupo Patrimônio" será exibida, preencha os campos com as informações desejadas, mas fique atento aos listados abaixo:

Incluindo Grupo Patrimônio

Incluindo Grupo Patrimônio

• Código: valor é gerado automaticamente.
• Descrição: é a descrição do grupo de patrimônio que será utilizado no cadastro do bem. Normalmente utilizamos a mesma descrição das contas do grupo imobilizado do plano de contas. Cria-se um grupo para cada conta do grupo imobilizado.
• Depreciar: escolher “Sim” ou “Não”. Bens do grupo terrenos, por exemplo, não sofrem depreciação.
• Percentual: informar o percentual anual de depreciação para o grupo cadastrado. Esse percentual será utilizado no cálculo da depreciação mensal posteriormente.
• Vida útil: tempo de vida útil conforme percentual anual de depreciação.
• Contabilização depreciação: nesse quadro deve ser informada a conta contábil para contabilização da despesa de depreciação e a conta para depreciação acumulada com seus devidos históricos.
• Contabilização do patrimônio: nesse quadro deve ser informada a conta para registro do bem no grupo de imobilizado. É aquela primeira conta explicada no item 1 que, deve ser, obrigatoriamente, do tipo patrimônio no plano de contas.
• Contabilização baixa do patrimônio: conta de despesa para registro do custo/despesa com a baixa do bem no momento de sua venda, inutilização, extravio, obsolescência, etc.
Clique em Confirmar.

3. Cadastro classe de equipamentos dos patrimônios: O cadastro de classes de equipamentos dos patrimônios é um cadastro apenas informativo usado para segregação dos bens em “sub-grupos”. É pouco utilizado para esse fim, portanto sugere-se criar as mesmas descrições utilizadas nos grupos de patrimônio.

3.1. Primeiramente acesse o módulo Contabilidade/ Cadastros Básicos/ Classe de Equipamentos dos Patrimônios/ Manutenção.

Menu Contabilidade

Menu Contabilidade

3.2. A tela "Classes de Equipamentos" será exibida, clique no botão Incluir.

Classes de Equipamentos

Classes de Equipamentos

3.3. A tela "Incluindo Classe de Equipamento" será exibida, preencha os campos e confirme.

Incluindo Classe de Equipamento

Incluindo Classe de Equipamento

4. Cadastro de parâmetros da empresa.

4.1. Primeiramente acesse o módulo Contabilidade/ Controle Patrimonial/ Patrimônios/ Manutenção.

Menu Contabilidade

Menu Contabilidade

4.2. A tela "Patrimônios" será exibida, clique com o botão direito do mouse na grade e selecione a opção Parâmetros/ Empresa/ Alterar. O procedimento ocorre da mesma maneira para Incluir.

Patrimônios

Patrimônios

4.3. A tela "Alterando Parâmetros da Empresa" será exibida, preencha os grupos indicados abaixo:

Alterando Parâmetros da Empresa

Alterando Parâmetros da Empresa

• Contabilização Patrimonial Transitória: Nesse quadro deve ser informada a mesma conta transitória criada conforme item 1.
• PIS: Informe dados para cálculo e contabilização dos créditos de PIS sobre a depreciação de bens que geram riqueza. Os dados a serem informados são: Calcular Sim ou Não, Alíquota, Reduzidos e Histórico.
• COFINS: mesmas configurações do PIS só que para Cofins. Atenção: só podem calcular e aproveitar esses créditos as empresas tributadas pelo Lucro Real. Lucro presumido não pode aproveitar crédito, portanto o campo Calcular, no caso de lucro presumido, tem que ser Não.
• Modo de cálculo: pode ser Mensal ou Diário. Caso selecione:
- Mensal: o sistema não considera proporcionalidade de dias no cálculo da depreciação, nesse caso a depreciação é sempre calculada considerando um mês cheio (30 dias). Assim, se o bem tem o início da sua depreciação em 25/11, por exemplo, será calculado o valor de um mês inteiro (30 dias).
- Diário: o sistema considera proporcionalidade de dias no cálculo da depreciação, nesse caso a depreciação é calculada considerando o valor diário multiplicado pelo número de dias existentes no mês. No exemplo citado acima o sistema calcularia apenas 5 dias de depreciação (de 25/11 a 30/11).

OBS.: A legislação do imposto de renda permite que a empresa escolha a forma de cálculo da depreciação, não obriga a proporcionalidade de dias, portanto, qualquer um dos métodos citados acima é aceito pela legislação vigente.
Base Legal: Decreto 3000/99 RIR art.309

Quota de Depreciação Art. 309. A quota de depreciação registrável na escrituração como custo ou despesa operacional será determinada mediante a aplicação da taxa anual de depreciação sobre o custo de aquisição dos bens depreciáveis (Lei nº 4.506, de 1964, art. 57, § 1º). -> 1º A quota anual de depreciação será ajustada proporcionalmente no caso de período de apuração com prazo de duração inferior a doze meses, e de bem acrescido ao ativo, ou dele baixado, no curso do período de apuração. -> 2º A depreciação poderá ser apropriada em quotas MENSAIS, DISPENSADO o ajuste da taxa para os bens postos em funcionamento ou baixados no curso do mês.

5. Cadastro de bens: Após concluir a configuração de parâmetros já podemos cadastrar os bens no controle patrimonial. Para isso será necessário que a empresa possua um relatório com os dados desses bens para cadastro. É importante que esse relatório possua os saldos de depreciação acumulada de cada bem, pois esses valores deverão ser implantados um a um.

5.1. Acesse o módulo Contabilidade/ Controle Patrimonial/ Patrimônios/ Manutenção.

Menu Contabilidade

Menu Contabilidade

5.2. A tela "Patrimônios" será exibida, clique no botão Incluir.

Patrimônios

Patrimônios

5.3. A tela "Incluindo Patrimônio" será exibida. Preencha os campos da aba "1-Principal" e clique na aba "2-Depreciação/Contabilização".

Incluindo Patrimônio

Incluindo Patrimônio

• Código: normalmente utilizado para informação do número da placa de identificação patrimonial. Caso a empresa não adote essa sistemática de identificação patrimonial através de placas deve-se criar um padrão de identificação dos bens, como por exemplo, para móveis e utensílios usar a sigla MU seguida de um sequencial (MU-001), já para o cadastro dos veículos normalmente se usa a placa do veículo ou o número de frota.
• Descrição: descrição resumida do cadastro do bem.
• Nota Fiscal de Entrada: quadro utilizado apenas para vínculo da nota de entrada do bem com o cadastro no controle patrimonial. Esse quadro NÃO será utilizado na implantação do controle patrimonial, será detalhado no item de cadastro de novos bens após implantação. Exceção a essa regra são os campos Data de entrada e Contabilizar.
• Data de entrada: informar a data de compra do bem conforme relatório que está sendo utilizado para implantação.
• Contabilizar: escolher a opção Não para todos os bens que se referem a saldos de implantação, pois esses valores já estão contabilizados manualmente para quem já utiliza contabilidade no sistema, ou serão contabilizados pelos lotes na implantação do saldo do balanço para quem está implantando contabilidade simultaneamente a implantação do controle patrimonial.
• Grupo do patrimônio: escolher o grupo de patrimônio onde o bem que está sendo cadastrado será contabilizado, conforme cadastro realizado no item 2.
• Classe de equipamento: escolher a classe a qual o bem pertence conforme cadastro definida no item 3 a qual o bem pertence.
• Localização: quadro utilizado para informação de onde o bem está localizado/alocado compreendendo.

5.4. A aba "2 - Depreciação/Contabilização" será exibida. Preencha os campos indicados e clique na aba "3 - CIAP".

Incluindo Patrimônio

Incluindo Patrimônio

• Depreciar: Sim ou Não depende da configuração feita no grupo de patrimônio. Preenchido automaticamente pelo sistema conforme cadastro do grupo de patrimônio utilizado na aba 1.
• Percentual anual: é o percentual de depreciação. Preenchido automaticamente conforme cadastro de grupo.
• Vida útil também preenchido automaticamente conforme cadastro do grupo.
• Data de início e término: também preenchido automaticamente pelo sistema. Término calculado considerando data de entrada e tempo de vida útil.
• Qtde de dias: é o número de dias entre a data de início e a data de término.
• Qtde de meses: é o número de meses entre a data de início e data de término. Em outras palavras é o tempo de vida útil em meses.
• Valor: é o valor de aquisição do bem. Na implantação tem que ser digitado conforme relatório. Nas inclusões novas após implantação sistema preenche esse campo automaticamente pelo vínculo da NF entrada.
• Valor depreciação anual: é o “valor” vezes (x) o “percentual anual”.
• Valor residual: é o valor do bem menos o valor total depreciado.
• Data final: sistema grava a data da última depreciação do bem, ou seja, a data em que ele estava totalmente depreciado.
• Avaliação de mercado: quadro apenas informativo onde devem ser digitadas as informações de avaliação de mercado ocorridas para determinado bem. Informar data e valor de avaliação.
• Contabilização do patrimônio: quadro para informação da conta a débito e conta a crédito para contabilização do bem. Esse quadro, na implantação, é apenas informativo, pois na ficha 1 escolhemos “não” na opção “contabilizar”. Para o cadastro de bens novos adquiridos após implantação esse quadro servirá para contabilização do bem no imobilizado.
• Centro de custo: informar o centro de custo a ser utilizado para lançamento da despesa/custo de depreciação mensal do bem.

5.5. A aba "3 - CIAP" será exibida, preencha os campos e clique na aba "4 - Outros".

Incluindo Patrimônio

Incluindo Patrimônio

• Valor do crédito do ICMS: valor do crédito a ser apropriado
• Moeda: escolher “real”
• Valor do crédito na moeda: sistema calcula
• Número do livro de registro de entradas: informar o número do livro onde a nota está lançada.
• Número da folha do livro registro de entradas: informar o número da folha do livro onde a nota está lançada.

5.6. A aba "4 - Outros" será exibida. preencha os campos.

Incluindo Patrimônio

Incluindo Patrimônio

• Nota fiscal de alienação: para vincular nota fiscal de saída com a baixa do bem nos casos de baixa por venda com nota fiscal.
• Nota fiscal de transferência: para vincular uma nota de transferência.
• Baixa: grava os dados da baixa do bem.
• Bem que gera riqueza: Sim apenas para aqueles bens que geram riqueza para a empresa aos quais a empresa tem direito ao crédito de PIS/Cofins, portanto, para todos os bens que tiver Sim nesse campo o sistema irá calcular e contabilizar os créditos de PIS/Cofins sobre depreciação conforme parâmetros inseridos no item 4. Esses créditos são contabilizados juntamente com a contabilização da depreciação. Não para os bens que não geram riqueza, portanto não será calculado crédito de PIS/Cofins sobre a depreciação.

5.7. A aba "5-Observação" serve para adição das observações que julgar necessárias. Já a aba "6 - Patrimônios Adicionais" serve para vinculo de um patrimônio com o outro quando esse é um patrimônio adicional. Patrimônio adicional no conceito do sistema são aqueles patrimônios comprados para ser acoplado/adicionado a outro. Exemplo: comprei um computador, esse é o patrimônio cód 1 já cadastrado no sistema. Meses depois comprei um software para ser inserido nesse computador, esse software será o patrimônio cód.30, por exemplo, e deve ser cadastrado no sistema da mesma maneira dos anteriores, então alterando o cadastro do bem 1, na ficha 6 em incluir, farei o vínculo de um patrimônio com o outro. Ao clicar no botão incluir abrirá a tela abaixo onde pode-se pesquisar o patrimônio através da tecla F9. Obs.: esse procedimento serve apenas para vincular um patrimônio com o seu patrimônio adicional, não altera valor do bem nem valor de depreciação, já que esses valores são calculados individualmente por cada bem.

Incluindo Complemento de Patrimônio

Incluindo Complemento de Patrimônio

6. Implantação de saldos de depreciação acumulada: Na implantação, após fazer o cadastro do bem, é preciso incluir, em cada bem, o saldo de depreciação acumulada. Vale ressaltar que essa operação tem que ser feita apenas para implantação dos saldos quando da troca de sistemas. Após incluir o saldo da depreciação acumulada não será mais possível incluir novos valores os quais serão calculados automaticamente pelo sistema.

6.1. Primeiramente acesse o módulo Contabilidade/ Controle Patrimonial/ Patrimônios/ Manutenção.

Menu Contabilidade

Menu Contabilidade

6.2. A tela "Patrimônios" será exibida, clique com o botão direito do mouse sobre o patrimônio desejado e selecione a opção depreciações.

Patrimônios

Patrimônios

6.3. A tela "Depreciações" será exibida, clique no botão Incluir.

Depreciações

Depreciações

6.4. A tela "Incluindo Depreciação" será exibida, preencha os campos e clique na aba "2 - Contabilização".

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Incluindo Depreciação

Data: último dia do mês anterior ao mês de início de uso do sistema. Por exemplo: se o sistema será utilizado a partir de 01/01/2010 a data a ser utilizada para implantação dos saldos é 30/12/2009.
• Depreciação: preenchido automaticamente pela configuração de grupo.
• Valor: valor do saldo da depreciação acumulada conforme relatório do sistema anterior.
• Valor diário: calculado automaticamente pelo sistema. É o valor do campo valor dividido pela quantidade de dias.
• Valor mensal: calculado automaticamente pelo sistema. É o valor diário (campo anterior) vezes (x) 30.
• Valor acumulado na data do cálculo: preenchido automaticamente pelo sistema. Repete o campo valor.
• Valor residual: calculado automaticamente (é o valor do bem da ficha 1 menos o valor da depreciação acumulada).
• Quantidade de dias: é a quantidade de dias que o bem já foi depreciado. Sistema calcula e preenche automaticamente através da diferença entre os campos data do inicio e data da depreciação acumulada.
• Contabilzar: Sim ou Não – escolher Não apenas quando a empresa já utiliza contabilidade pelo sistema e está implantando controle patrimonial. Escolher Sim quando for implantação completa do sistema incluindo contabilidade e controle patrimonial. Essa contabilização se refere ao saldo da depreciação acumulada.

6.5. A aba "2- Contabilização" será exibida, nela são gravados os dados de contabilização desse bem. São preenchidos automaticamente pelos parâmetros de grupo utilizado no bem. Não é necessário preencher nada.

Incluindo Depreciação

Incluindo Depreciação

7. Cálculo da depreciação mensal: A depreciação acumulada é calculada para todos os bens de uma única vez. Caso haja algum erro o qual irá alterar esse cálculo e esse erro seja identificado só após ter calculado basta calcular novamente, o sistema irá sobrepor um o último cálculo ao anterior, assumindo os novos valores.

7.1. Acesse o módulo Contabilidade/ Controle patrimonial/ Patrimônio/ Manutenção/ Botão direito/ Calcular depreciação.

Depreciações

Depreciações

7.2. A tela "Calcular Depreciação" será exibida, informe os parâmetros sob os quais deseja calcular a depreciação e confirme.

Calcular Depreciação

Calcular Depreciação

8. Baixa de bem: Para efetuar a baixa de um bem do controle patrimonial seguir os seguintes passos:

8.1. Acesse o módulo Contabilidade/ Controle patrimonial/ Patrimônio/ Manutenção/ Selecionar bem que deseja baixa/ Botão direito/ Baixa. Ao fazer esse procedimento o sistema irá contabilizar da seguinte maneira:

Patrimônios

Patrimônios

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Baixa de Patrimônio

D – 683 Perdas de capital (conta informada no campo Contabilização baixa patrimônio no cadastro do grupo de patrimônio).

C - 839 Móveis e utensílios (conta informada no campo Contabilização patrimônio no cadastro do grupo de patrimônio).

Atenção: essa é a única contabilização que o sistema faz automaticamente ao efetuar a baixa do bem. Quando da venda, a contabilização da receita com venda contra cliente deve ser feita via parametrização do tipo de operação de saída utilizado no lançamento da nota fiscal de venda. Já a contabilização da baixa da depreciação acumulada deve ser feita via lote manual, não existe essa funcionalidade automática no sistema.

9. Integração Fiscal Patrimonial - Para Sistemas Extra Avacorp

9.1. Procedimentos para a importação de arquivo EDI: Acesse o módulo Contábil/ Controle Patrimonial/ Patrimônios/ Integração Fiscal/ Manutenção/ botão direito/ Importar Arquivo EDI. É de suma importância incluir o CNPJ correspondente a filial logada.

Integrações Fiscais Patrimoniais

Integrações Fiscais Patrimoniais

Importação de EDI de Integração Fiscal Patrimonial

Importação de EDI de Integração Fiscal Patrimonial

9.2. Verificação de Itens Importados: Acesse o módulo Contábil/ Controle Patrimonial/ Patrimônios/ Integração Fiscal/ Manutenção/ botão direito/ Itens. As depreciações correspondentes ao arquivo importado serão exibidas.

Integrações Fiscais Patrimoniais

Integrações Fiscais Patrimoniais

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Itens

9.3. Verificação de Descrição dos Documentos: Consulte o Item do passo indicado acima.

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Alterando Item

Como alterar os patrimônios adicionais?

1. Acesse o módulo Contabilidade > Controle Patrimonial > Manutenção.

1

1.1 Sobre o patrimônio clique com o botão direito e selecione a opção Patrimônios Adicionais.

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2. Ao abrir a tela é possível realizar as mesmas operações de Incluir, Alterar, Delete e Consultar um patrimônio adicional que seja vinculado ao patrimônio principal.

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