- Processo disponibilizado pelo sistema Avacorp I para a inclusão de Contrato com Fornecedor, sendo possível controlar o período de vigência, calcular as parcelas, incluir valores adicionais e realizar as contabilizações.
- Os pré-requisitos para utilização são: Cadastrar o Fornecedor, Objeto do Contrato e definir o Tipo de Cálculo, caso houver a utilização dos Valores Adicionais nas parcelas.
- A rotina tem como principal objetivo, auxiliar no controle do contrato, no cálculo das parcelas, possibilidade de definir os valores adicionais, demonstrar a quantidade total das parcelas, com os respectivos vencimentos e a parametrização das contabilizações.
1. A função Tipo de Objeto de Contrato, realiza um cadastro, de forma prévia, com as informações do objeto do contrato. Tais informações serão incluídas na tela do contrato, na aba 2. Para realizar o cadastro, utiliza-se do caminho: Cadastros Básicos > Financeiro > Tipo de Cálculo para Contrato, no botão Incluir.
A opção "Tipo Unidade" cadastra-se pelo caminho: Cadastros Básicos > Financeiro > Tipo de Unidade para Objeto de Contrato.
1. A função Tipo de Cálculo para Contrato, define a recorrência que serão calculados os ajustes (diário, mensal ou anual) e também o formato (número, índice ou percentual) . Para incluir o cadastro, utiliza-se o caminho: Cadastros Básicos > Financeiro > Tipo de Cálculo para Contrato, no botão Incluir.
1.1. Ao incluir, no formulário Tipos de Cálculo Contrato, o usuário seleciona as opções conforme a necessidade: Tipo, Ajuste, Casas Decimais, Descrição e Situação. Abaixo, na sequência, estão descritas as funcionalidades:
- Tipo: Define em qual formato será aplicado o Valor Adicional
- Percentual
- Valor
- Índice
- Ajuste: Recorrência do cálculo do Valor Adicional, que será aplicado conforme o Tipo definido.
- Sem ajuste: Não será necessário utilizar cadastro de reajuste.
- Diário
- Mensal
- Anual
- Casas Decimais:
- 1 a 10: Define quantas casas decimais, após a vírgula, serão utilizadas no Valor Adicional.
- Observação: Campo livre para informar uma descrição.
- Situação: Possibilita ou não, a utilização do tipo de cálculo configurado.
- Ativo
- Inativo
2. Após cadastrar o Tipo de Cálculo, o usuário precisa informar o valor e o período de vigência, que será utilizado para o cálculo das parcelas do contrato. Seleciona-se no grid, o tipo de cálculo cadastrado, clica no botão Reajuste, nas Ações do Item, também tem a possibilidade de usar direto o atalho no grid.
2.1. No formulário de reajuste, clicar em Incluir, informar a data de vigência do contrato e o valor, que será aplicado no cálculo. Para finalizar, clicar em Confirmar.
1. A tela de Contrato com Fornecedor, na opção Incluir, aba 1- Principal, é onde o usuário irá colocar todas as informações referente ao contrato. São de preenchimento obrigatório os campos: Número Contrato, Fornecedor, Moeda e Vigência. Os campos: Carência, Datas Assinaturas, Provisão de Fluxo de Caixa, ficam disponiveis conforme à necessidade do usuário.
A inclusão da Provisão do Fluxo de Caixa permanece pelo Avacorp.
1.1. Na aba 2- Objetos do Contrato, na aba 1-Principal, o usuário deve informar os seguintes campos: Vigência, Objeto, Quantidade e Valor Unitário. No campo Objeto, com a opção "F9" seleciona o objeto cadastro, conforme o primeiro exemplo.
1.1.1. Ainda na aba 2- Objetos do Contrato, a aba 2- Veículo, permite fazer o vínculo, porém, o mesmo precisa estar cadastrado em: Cadastros > Veículos > Veículos.
1.2. Na aba 3- Ordem de Compra, sistema disponibiliza a opção de gerar uma Ordem de Compra.
1.2.1. Após clicar em "Incluir'' na aba 1- Principal, deve informar os seguintes campos: Contato, Condição de Pagamento, Forma Pagamento, Filial/Unidade Cobrança, Data Previsão Entrega e o Item, na aba 2-Itens.
1.2.2. Após preencher as informações do item, clicar em Confimar.
1.2.2. Para gerar a Ordem de Compra, precisar estar na tela principal, selecionar o contrato no grid e no botão Gerar Ordem de Compra. A mesma estará disponível na tela de Manutenção de Ordem de Compra, para envio ao aprovador.
1.2.3. Ao consultar no contrato, a Ordem de Compra vai estar com a situação "Gerou Ordem de Compra".
A rotina de geração da Ordem de Compra, está disponível: Manual Nota Fiscal de Entrada (Baixa de Ordem de Compra)
1.3. A aba 4- Anexo, disponibiliza a opção de incluir anexos de documentos. Clicar em "Incluir" e selecionar o arquivo salvo na pasta, definida pelo usuário.
1. O formulário Contratos com Fornecedores - Financiamento, disponibiliza para gerar parcelas, nas seguintes opções: Financiamento "Sim" e "Empréstimo". Segue abaixo, a definição de cada campo.
- Financiamento:
- Não: Quando selecionado não disponibiliza os campos para gerar as parcelas.
- Sim: Quando selecionado disponibiliza todos os recursos da tela para calcular as parcelas.
- Empréstimo: Quando selecionado disponibiliza todos os recursos da tela para calcular as parcelas.
- Tipo Título: Refere-se ao cadastro financeiro.
- Tipo de Intervalo:
- Dias entre parcelas: Define o intervalo de dias entre o vencimento das parcelas.
- Dia Vencimento Fixo: Define um dia fixo no mês para o vencimento das parcelas.
- Intervalo: Informa o dia de vencimento, conforme definido no Tipo de Intervalo
- Contabilização:
- Reduzido: Disponibiliza o Plano de Contas para selecionar a conta contábil que será utilizada.
- Histórico: Disponibiliza os Históricos habilitados.
- Apropriação: Possibilita a apropriação mensal com rateio por Centro de Custo.
- Sim: Habilita a opção de utilizar o rateio por Centro de Custo.
- Não: Mantêm os campos desabilitados
A contabilização quando não houver apropriação, deve ser lançado no "crédito", a mesma funcionalidade do "Contas à Pagar".
1.1. Para gerar as percelas na opção "Empréstimo", são necessários preecher os seguintes campos: Tipo Título, Tipo de Intervalo, Intervalo e Contabilização. Os campos: Adicionais e Apropriação estão habilitados, conforme a necessidade do usuário.
1.2. Para a geração das parcelas do Financiamento, precisa informar os campos citados na opção "Empréstimo", também estão disponibilizados os campos Veículo e Patrimônio, preencher conforme a necessidade do usuário.
1.3. Após configurações, selecionar o botão Gerar Parcelas, as mesmas serão processadas de forma automatica, ficando todas demonstradas no grid.
2. Caso houver necessidade de informar Valores Adicionais (multa, juros e descontos) nas parcelas, no campo Adicionais, clicar em Incluir. Na tela Contrato - Tipo de Cálculo, no campo Tipo de Cálculo, selecione com a opção "F9" o tipo de cálculo cadastro no início do processo. No campo Usar na parcela Como, especifique a finalidade do adicional. Para contabilização, sistema utiliza as configurações do "Contas à Pagar", e finalize em Confirmar.
2.1. Após, selecionar o Tipo de Cálculo, utiliza-se da rotina no botão Aplicar Adicionais. Para incluir os adicionais nas parcelas geradas. No grid das parcelas, na coluna Adicionais, vai demonstrar todas as informações referente.
O Valor Adicional, quando reajustado em formato diário ou mensal, precisa calcular o contrato, para a respectiva atualização.
2.2. O botão Tipo de Cálculo, vai demonstrar os tipos de cálculos cadastrados. Também disponiliza as opções de incluir e de reajuste, caso houver necessidade do usuário em utilizar as funções.
Para excluir o Valor Adicional já incluso nas parcelas, será necessário excluir todas as parcelas. Posteriormente, habilitará a opção de excluir o Valor Adicional.
2.3. No botão Resumo, constam todas as informações das parcelas, de forma detalhada.
2.4. Para finalizar a inclusão do contrato, clicar em Confirmar. Após a confirmação, as parcelas vão estar disponíveis na tela do "Contas à Pagar" para liquidação.
2.5. Segue abaixo as evidências de inclusão e cálculo do contrato.
