Praxio – AvaWiki

Processo que permite configurar uma tolerância de diferença entre os valores das ordens de abastecimentos e as notas fiscais de entrada.

Quando houver necessidade que a diferença de valor entre uma nota de entrada e uma ou mais ordens de abastecimento sejam controlados.

1. O primeiro passo é parametrizar a obrigatoriedade do Contrato de Parceria no cadastro do Fornecedor. Para isso, acesse o Módulo Cadastros, selecionando a opção Clientes, Fornecedores, etc…/Manutenção:

1.1. Na tela Cadastros, busque pelo fornecedor que deseja configurar, utilizando algum dos parâmetros possíveis, como Nome, CNJP, CPF ou mesmo código:

1.2. Em seguida, selecione o fornecedor desejado na lista e clique com o botão direito do mouse sobre o mesmo, escolhendo a opção Vínculos:

1.3. Na tela Vínculos do Cadastro, clique sobre a opção Fornecedor com o botão direito do mouse e, após isso, selecione Configurações por Tipo de Documento:

Lembrando que, caso a opção não exista, basta clicar na lista e selecionar a opção Incluir, selecionando o Vínculo de Fornecedor durante o cadastro.

1.4. A tela Parâmetros por Tipo de Documento vai abrir. Nela, clique com o botão direito do mouse sobre a opção Nota Fiscal de Entrada e selecione Alterar:

Lembrando que, caso não exista a opção Nota Fiscal de Entrada, basta clicar na lista, selecionar a opção Incluir e cadastrar os parâmetros para Nota Fiscal de Entrada.

1.4.1. Na tela Alterando Parâmetro por Tipo de Documento, marque o campo Obrigatório contrato de Parceria como “Sim” e clique em Confirmar:

1.5. De volta a tela Parâmetros por Tipo de Documento, clique com o botão direito do mouse sobre a Nota Fiscal Simplificada e selecione a opção Alterar:

Lembrando que, caso não exista a opção Nota Fiscal Simplificada, basta clicar na lista, selecionar a opção Incluir e cadastrar os parâmetros para Nota Fiscal Simplificada.

1.5.1. Na tela Alterando Parâmetro por Tipo de Documento, sete o campo Obrigatório contrato de parceria como “Sim” e, após isso, clique em Confirmar:

2. Com as configurações anteriores feitas, é necessário fazer o cadastro de um Contrato de Parceria para o fornecedor. Sendo assim, acesse o Módulos Compras e selecione Contratos de Parceria/Manutenção:

2.1. Na tela Contratos de Parceria, clique em Incluir:

2.2. A tela Incluindo Contrato de Parceria irá aparecer. Nela, dê dois cliques no campo CNPJ, CPF/Código ou clique no botão para abrir a tela de Cadastros, ou selecione o campo e aperte F9:

2.2.1. Na tela Cadastros, busque pelo cadastro do Fornecedor que foi configurado no passo 1 deste manual:

2.2.2. Tendo encontrado o fornecedor desejado, clique em Selecionar:

2.3. De volta a tela Incluindo Contrato de Parceria, dê dois cliques no campo Contato, ou clique no botão para abrir a tela de Contatos, ou selecione o campo e aperte F9:

2.3.1. Na tela Contatos, selecione o contato desejado e clique em Selecionar:

Lembrando que, caso não haja algum contato cadastrado, basta clicar com o botão direito do mouse sobre a lista e selecionar a opção Incluir. Para assim, cadastrar o Contato.

2.4. De volta a Tela Incluindo Contrato de Parceria, dê dois cliques no campo Condição de Pagamento, ou clique no botão para abrir a tela de Condições de Pagamento, ou selecione o campo e aperte F9:

2.4.1. Na tela Condições de Pagamento, selecione a opção desejada e clique em Selecionar:

Em caso de dúvida, entre em contato com os setor Financeiro ou Comercial de sua empresa.

2.5. As sessões Entrega e Cobrança são preenchida automaticamente com a Filial/Unidade nas quais o sistema está logado, mas podem ser alteradas caso haja necessidade. Do contrário, preencha os seguintes campos:

Data Inicial: data de início da vigência do contrato de parceria.

Data final: data de encerramento do contrato de parceria.

2.6. Agora, dê dois cliques no campo Tipo de Operação, ou clique no botão para abrir a tela de Tipos de Operação, ou selecione o campo e aperte F9:

2.6.1. Na tela Tipos de Operação, selecione o tipo de operação desejada para constar no contrato e clique em Selecionar:

2.7. De volta a tela Incluindo Contrato de Parceria, acesse a aba 2 – Itens. Nela, clique em Incluir:

2.7.1. Na tela Incluindo Contrato de Parceria – Item, dê dois cliques no campo Produto, ou clique no botão para abrir a tela de Produtos, ou selecione o campo e aperte F9:

2.7.1.1. Na tela Produtos, busque pelo produto que deseja adicionar ao contrato de parceria. Tendo encontrado o produto desejado, basta clicar em Selecionar:

2.7.2. De volta a tela Incluindo Cadastro de Parceria – Item, dê dois cliques no campo Grupo, ou clique no botão para abrir a tela de Agrupamentos, ou selecione o campo e aperte F9:

2.7.2.1. Na tela Agrupamentos, selecione o grupo desejado e clique em Selecionar:

2.7.3. Na tela Incluindo Contrato de Parceria – Item, caso o campo Subgrupo não tenha sido preenchido automaticamente, dê dois cliques no campo Subgrupo, ou clique no botão para abrir a tela de Agrupamentos, ou selecione o campo e aperte F9:

2.7.3.1. Na tela Agrupamento, tendo escolhido o subgrupo desejado, clique em Selecionar:

2.7.4. Agora, dê dois cliques no campo Produto fornecedor, ou clique no botão para abrir a tela de Produtos do Fornecedor, ou selecione o campo e aperte F9:

2.7.4.1. Na tela Produtos do Fornecedor, clique em Incluir:

2.7.4.2. Na tela Incluindo Produto de Fornecedor, preencha o campo Produto com o nome do produto que está sendo cadastrado:

2.7.4.3. Em seguida, preencha o campo Unidade, com a unidade na qual o produto é vendido:

2.7.4.4. Agora, basta preencher o campo Valor unitário, com o valor do produto:

2.7.4.5. Agora, basta clicar em Confirmar:

2.7.4.6. De volta a tela Produtos do Fornecedor, certifique-se que  produto desejado está selecionado e clique em Selecionar:

2.7.5. Na tela Incluindo Contrato de Parceria – Item, preencha os seguintes campos:

Quantidade: quantidade de itens que serão comprados. O valor contido nesse campo não bloqueia a emissão da nota.

Valor do preço: preço do produto. Essa valor é utilizado nas notas e caso haja divergência entre este valor e o da nota, o sistema poderá bloquear a emissão, exigindo autorização especial, caso esteja configurado para isso (mais detalhes nos passos 3 e 4 deste manual).

2.7.6. Tendo preenchido os campos, clique em Confirmar:

2.7.7. De volta a tela Incluindo Contrato de Parceria, basta clicar em Confirmar:

Lembrando que, caso deseje cadastrar mais produtos no contrato, basta repetir os passos entre os tópicos 2.7  e 2.7.7 deste manual.

Para que as taxas de tolerância funcionem, elas precisam ser ajustadas tanto das Notas Fiscais de Entrada Simplificadas (no menu Frota), quanto nas Notas Fiscais de Entrada (no menu Compras). Sendo assim, os próximos tópicos do manual trazem os passos para essas configurações.

3. Agora, acesse o Módulo Frota, selecionando a opção Nota Fiscal de Entrada Simplificada/Manutenção:

Lembrando que, caso deseje configurar as faixas de tolerância para Notas Fiscais de Entrada, pule para o passo 4 deste manual.

3.1. Na tela Notas Fiscais de Entrada Simplificadas, clique com o botão direito do mouse sobre a lista e selecione a opção Parâmetros/Empresa/Alterar:

3.2. Na tela Alterando Parâmetros da Empresa, acesse a aba 3 – Continuação. Nela, configure os seguintes campos:

Validar valores unitários com os do contrato de parceria: caso este campo seja definido como “Sim”, o sistema vai checar se o valor de cada item da nota tem o mesmo valor cadastrado no contrato de parceria, impedindo a inclusão da mesma caso haja divergência de valores. Se a opção selecionada for não, os valores não serão checados (o valor usado neste parâmetro é configurado no passo 2.7.5. deste manual).

Validar valor total com o valor total das ordens de abastecimento: caso este campo seja marcado como “Sim”, o sistema irá validar o valor das ordens de abastecimentos vinculadas a nota, impedindo que a mesma seja incluída sem autorização especial caso o valor das notas for maior do que o das ordens.

3.3. Caso um dos campos acima tenha sido marcado como “Sim”, a sessão Faixas de Tolerância irá estar liberada para inclusão de registro. Sendo assim, clique em Incluir:

3.4. A tela Incluindo Faixa de Tolerância irá aparecer. Nela selecione uma das opções do campo Tipo:

Valor: a diferença de valores entre a nota e as ordens de abastecimento será usada para bloquear a inclusão.

Peso: a diferença de peso entre a nota e as ordens de abastecimento será usada para bloquear a inclusão.

Peso cubado: a diferença entre o pessoa cubado da nota e das ordens de abastecimento será usada para bloquear a inclusão da nota.

3.4.1. Tendo selecionado o tipo de filtro a ser usado, preencha os campos da sessão faixa:

Inicial: valor mínimo no qual o valor da nota será comparado ao das ordens de abastecimento.

Final: valor máximo que a nota pode ter para que seja comparada com o valor das ordens de abastecimento.

Lembrando que várias faixas podem ser cadastradas, para que as variações de valores mudem conforme o valor da nota. Ou seja, pode-se cadastrar, por exemplo, uma variação para notas que tenha valor entre cem e mil reais e cadastrar outra faixa para notas que tenham valor de 1001 reais a 5 mil e assim por diante. Por isso, cadastre quantas faixas achar necessário.

3.4.2. Agora, selecione a opção no campo Tipo de Tolerância:

Valor: o valor máximo de diferença entre a nota e as ordens de abastecimento será determinado pelo valor dos mesmos.

Percentual: o valor máximo de diferença entre a nota e as ordens de abastecimento será determinado por um valor percentual.

3.4.3. Agora, basta preencher o campo Valor de tolerância, com o valor máximo no qual o valor de uma nota pode divergir das ordens de abastecimento vinculadas a ela:

Esse valor representa qual a diferença máxima pode existir entre o valor da nota e das ordens de abastecimento. Por exemplo, digamos que o valor desse campo seja definido com 100,00. A diferença entre o valor da nota e das ordens não pode ultrapassar 100 reais. Sendo assim, caso a nota tenha um valor de 800 reais e as ordem sejam de apenas 600, o sistema não deixará que a inclusão seja feita, pois o limite de 100 foi ultrapassado. A mesma lógica é válida quando o percentual for utilizado.

3.4.4. Tendo preenchido todos os campos, basta clicar em Confirmar:

3.5. De volta à tela Alterando Parâmetros de Empresa, clique com o botão direito do mouse sobre a lista e selecione a opção Usuários Autorizados a Liberar:

Nesse menu é possível cadastrar usuários para que eles possam liberar a emissão de notas fiscais de entrada simplificadas, mesmo que os valores estipulados nas faixas de tolerância sejam extrapolados.

3.5.1. A tela Usuários Autorizados a Liberar irá abrir. Nela, clique em Incluir:

3.5.2. A tela Incluindo Usuário Autorizado a Liberar vai surgir. Nela, dê dois cliques no campo Usuário, ou clique no botão para abrir a tela de Cadastro de Usuários/Grupo de Usuários, ou selecione o campo e aperte F9:

3.5.3. Na tela Cadastro de Usuários/Grupo de Usuários, busque pelo usuário que deseja cadastrar para pode liberar as notas com valores divergentes das ordens de abastecimento. Tendo encontrado o usuário desejado, clique sobre ele e, após isso, clique em Selecionar:

3.5.4. No retorno a tela Incluindo Usuário Autorizado a Liberar, clique em Confirmar:

3.5.5. Na tela Usuários Autorizados a Liberar, basta clicar em Fechar:

Lembrando que mais de um usuário pode ser cadastrado para fazer a liberação. Caso deseje isso, repita os passos a partir do tópico 3.5.1 deste manual.

3.5.6. No retorno a tela Alterando Parâmetro de Empresa, clique em Confirmar:

Agora, Notas Fiscais de Entrada Simplificadas podem ser incluídas tendo seu valor comparado com o das ordens de abastecimento. E caso o valor configurado nos faixas de tolerância seja extrapolado, com o valor da nota sendo maior do que o das ordens de abastecimento, o sistema irá impedir a inclusão da nota, a não ser que um dos usuários cadastrados para a liberação permita a liberação.

4. Caso o limite de diferença cadastrado nas faixas de tolerância seja ultrapassado, a seguinte mensagem irá aparecer na inclusão da nota:

4.1. Após ela, um tela pedindo Usuário e Senha vai parecer. Nela é necessário entrar com os dados de um dos usuários autorizados a liberar. Caso contrário, a inclusão da nota será impedida.

4.2. Após a liberação da inclusão de uma nota com a diferença de valores maior do que o cadastrado nas Faixas de Tolerância, o usuário que fez a liberação fica salvo na aba 6 – Outras Informações, da nota que foi incluída:

5. Agora, é necessário configurar as faixas de tolerância para as Notas Fiscais de Entrada. Para isso, acesso o módulo Compras, selecionado a opção Notas Fiscais de Entrada/Manutenção:

5.1. Na tela Notas Fiscais de Entrada, clique com o botão direito do mouse sobre a lista e selecione a opção Parâmetros/Empresa/Alterar:

5.2. A tela Parâmetros da Nota Fiscal de Entrada vai surgir. Nela, acesse a aba 2 – Continuação e configure o seguinte campo:

Obrigatório vinculação de notas fiscais simplificadas: Se a opção escolhida for “Não”, o sistema irá permitir a inclusão de notas fiscais de entrada referente a abastecimento, sem que notas ficais de entrada simplificadas precisem ser vinculadas. Caso a opção escolhida seja “Quando abastecimento”, será obrigatório a inclusão de notas ficais de entrada simplificada junto as notas.

As outras configurações feitas nessa tela são exatamente iguais as da Notas Fiscais de Entrada Simplificadas, por isso, em caso de dúvida, siga os passos 3.2 até 4.1 deste manual.